Luật Lưu trữ năm 2011 sau khi có hiệu lực đã tạo cơ sở pháp lý cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ của Chính phủ, các bộ, ngành và địa phương, các tài liệu lưu trữ bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Trung tâm Lưu trữ lịch sử ở địa phương và Lưu trữ cơ quan cơ bản được chỉnh lý, xác định giá trị, bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế - xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, sau hơn 10 năm thực hiện, bên cạnh những kết quả đạt được, Luật Lưu trữ năm 2011 đã bộc lộ những bất cập, hạn chế, một số quy định không còn phù hợp với tình hình thực tiễn, nhất là với các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (trong đó có lĩnh vực lưu trữ) để tăng cường hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước. Trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Lưu trữ năm 2024 được xây dựng tập trung làm rõ một số vấn đề sau đây:

Thứ nhất, mở rộng phạm vi thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011, Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Luật Lưu trữ năm 2024 đã bổ sung tài liệu lưu trữ tư vào thành phần Phông lưu trữ Việt Nam. Quy định mới này vừa nhằm bảo đảm Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam vừa cho thấy giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ tư.

Thứ hai, Luật Lưu trữ năm 2024 đã bổ sung và phân định rõ hơn về thẩm quyền quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, giúp phân chia rõ ràng và minh bạch thẩm quyền quản lý, đồng thời tăng cường khả năng bảo quản và tiếp cận tài liệu lưu trữ theo từng ngành, cấp độ. Cụ thể Điều 10 Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ như sau:
- Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, bao gồm toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng Cộng sản Việt Nam và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

- Bộ Nội vụ quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, bao gồm: Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của ngành quốc phòng, công an, ngoại giao; tài liệu lưu trữ dự phòng Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không bao gồm tài liệu lưu trữ dự phòng của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao.

- Bộ Quốc phòng, Bộ Công an, Bộ Ngoại giao quản lý và lưu trữ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, tài liệu lưu trữ dự phòng, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các ngành quốc phòng, công an, ngoại giao.

- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh; cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã và tài liệu lưu trữ của hội quần chúng ở địa phương do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

- Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước, hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của luật có liên quan.

- Tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quản lý và lưu trữ tài liệu lưu trữ tư, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tư (nếu có).

Thứ ba, Luật Lưu trữ năm 2024 đã bổ sung quy định mới về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử nhằm thể chế hoá nội dung của Nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Cụ thể:

- Luật Lưu trữ năm 2024 đã khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ số, khẳng định tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (khoản 3 Điều 7).
- Luật Lưu trữ năm 2024 đã quy định rõ thành phần của tài liệu lưu trữ điện tử  bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác. Trong đó, tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm: Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ.

- Luật Lưu trữ năm 2024 cũng quy định về hoạt động thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị và lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử khác.

Thứ tư, Luật Lưu trữ năm 2024 quy định về tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên cơ sở kế thừa quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 về tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Cụ thể:

- Luật Lưu trữ năm 2024 đã thay đổi tên gọi “tài liệu lưu trữ quý, hiếm” thành “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”. Theo đó, một tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phải đáp ứng được một trong các điều kiện về nội dung bao gồm: (a) Phản ánh lịch sử hình thành và phát triển của quốc gia, dân tộc, của ngành, lĩnh vực; (b) Quá trình hình thành, xác lập và thực thi chủ quyền lãnh thổ Việt Nam, biên giới quốc gia; (c) Công trình khoa học, sản phẩm tiêu biểu của ngành, lĩnh vực; (d) Thân thế, sự nghiệp và đóng góp của cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu; (đ) Tài liệu lưu trữ khác có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, dân tộc hoặc thế giới và một trong số các điều kiện về hình thức xuất xứ sau đây: (a) Phương pháp, kỹ thuật trình bày đặc sắc, có tính thẩm mỹ và nghệ thuật; (b) Đặc trưng, điển hình của thời kỳ lịch sử; (c) Hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, địa điểm hoặc tác giả.

- Luật Lưu trữ năm 2024 cũng quy định trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và giao Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết trình tự, thủ tục công nhận, hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhằm khẳng định giá trị của tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Thứ năm, Luật Lưu trữ năm 2024 xác định rõ phạm vi của lưu trữ tư, là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ (khoản 14 Điều 2). Đồng thời, Luật cũng quy định về trách nhiệm quản lý lưu trữ tư; chính sách của Nhà nước để phát triển lưu trữ tư; quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư; ký gửi tài liệu lưu trữ tư vào lưu trữ lịch sử; tặng cho Nhà nước tài liệu lưu trữ tư; tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt.

Thứ sáu, Luật Lưu trữ năm 2024 đã chính thức công nhận ngày 03/01 hằng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam” nhằm khẳng định vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và ghi nhận công lao, đóng góp của người làm lưu trữ.
Có thể thấy, Luật Lưu trữ năm 2024 đã có những thay đổi phù hợp với nhu cầu của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và sự phát triển của Chính phủ điện tử. Luật Lưu trữ năm 2024 sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025./.

(Nguồn: Cục Phổ biến, giáo dục pháp luật).