Tài liệu cấp huyện - một khối lượng khổng lồ

Theo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Nghệ An, sau quá trình niêm phong và kiểm kê, tổng khối lượng hồ sơ, tài liệu hành chính cấp huyện trước sắp xếp đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 4.848,3 mét, trong đó có 757,7 mét là tài liệu lưu trữ vĩnh viễn (tương đương hơn 10,9 triệu trang A4). Khối lượng tài liệu tích đống, bó gói chưa chỉnh lý hoàn chỉnh tới 12.769,6 mét tài liệu.

Một số hình ảnh trước khi niêm phong tài liệu ở các huyện

Đáng lo ngại, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và tài liệu có thời hạn bảo quản vẫn đang để lẫn lộn, chưa được phân loại rõ ràng. Tình trạng này gây khó khăn trong việc xác định giá trị tài liệu, lập kế hoạch số hóa và tổ chức lưu trữ khoa học, bài bản. Khối lượng tài liệu lớn không chỉ tạo áp lực lên công tác bảo quản mà còn làm giảm hiệu quả tra cứu, khai thác thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý nhà nước và phục vụ người dân.

Một số hình ảnh tài liệu sau khi niêm phong ở các huyện

Kho lưu trữ chưa đảm bảo – Nút thắt cần tháo gỡ

Trong quá trình sắp xếp lại bộ máy, công tác bố trí một kho lưu trữ chuyên dụng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiếp nhận toàn bộ tài liệu cấp huyện (trước sắp xếp) đang được triển khai. Hiện tại, khối tài liệu này đang được bảo quản tạm thời tại các kho nhỏ, chật hẹp ở các huyện, thành phố, thị xã. Tuy nhiên, các kho tạm này chưa được trang bị đầy đủ điều kiện bảo quản tối thiểu như điều hòa, máy hút ẩm hay thiết bị phòng cháy chữa cháy. Đặc biệt, tại các huyện miền núi với điều kiện khí hậu phức tạp, nguy cơ hư hỏng, mất mát tài liệu gốc ngày càng gia tăng.

Số hóa tài liệu – Giải pháp trọng tâm thúc đẩy chính quyền số

Số hóa tài liệu là giải pháp then chốt để bảo đảm an toàn thông tin, tiết kiệm chi phí lưu trữ, nâng cao khả năng truy cập và khai thác dữ liệu phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước. Đặc biệt, trong bối cảnh chính quyền cấp huyện đã kết thúc hoạt động từ ngày 01/7/2025 theo mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp, việc số hóa tài liệu hành chính cấp huyện (trước sắp xếp_ nhằm bàn giao đầy đủ, bảo đảm an toàn thông tin là yêu cầu cấp thiết.

Một số hình ảnh tài liệu đã được chỉnh lý tại thành phố, thị xã, huyện

Tuy nhiên, để thực hiện số hóa một cách hiệu quả, đồng bộ cần có bước chỉnh lý toàn bộ khối lượng tài liệu hiện có một cách khoa học, đầy đủ và chính xác nhằm phân loại, xác định giá trị sử dụng và thời hạn bảo quản. Đây là cơ sở quan trọng giúp lựa chọn đúng tài liệu cần số hóa, tránh lãng phí và bảo đảm chất lượng dữ liệu đầu vào.

Đề xuất nguồn lực cho số hóa và định hướng triển khai

Trước áp lực về thời gian và thực tế nguồn lực địa phương còn hạn chế, tỉnh Nghệ An đã có văn bản đề xuất Trung ương xem xét hỗ trợ một phần kinh phí để triển khai công tác số hóa tài liệu hành chính cấp huyện theo đúng tiêu chuẩn, quy định chuyên môn và định hướng chuyển đổi số quốc gia. Việc này nhằm kịp thời phục vụ tiến trình tổ chức lại bộ máy hành chính và bàn giao tài liệu trong giai đoạn chuyển đổi.

 Hình ảnh minh họa

Cùng với đó, công tác số hóa tài liệu cần được đặt trong tổng thể các chương trình lớn như Đề án Chuyển đổi số tỉnh Nghệ An đến năm 2030 và Đề án 06 của Sở Nội vụ, hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số, phục vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp.

Tồn đọng tài liệu cấp huyện sau sắp xếp là hệ quả của một giai đoạn dài chưa được xử lý triệt để, nhưng đồng thời cũng là cơ hội để chuyển đổi toàn diện. Việc đầu tư cho số hóa tài liệu, đi kèm với chỉnh lý khoa học trước đó, không chỉ là giải pháp kỹ thuật mà là bước đi chiến lược trong hành trình xây dựng chính quyền số. Thành công của nhiệm vụ này cần có sự chỉ đạo sâu sát của lãnh đạo các cấp, sự chủ động của các địa phương, và sự hỗ trợ nguồn lực kịp thời từ Trung ương để tạo điều kiện thuận lợi cho Nghệ An phát huy nội lực, xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

                                                Võ Bích Lợi – Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh